Travailler à plusieurs
Votre boite mail à plusieurs, sans partager votre mot de passe.
Un assistant, un collègue, un bénévole, votre prestataire informatique : donnez-leur accès à votre boite avec leurs propres identifiants. Vous choisissez ce qu'ils ouvrent, ce qu'ils peuvent y faire, et vous reprenez la clé quand vous voulez.
Et si chacun a déjà sa propre boite, réunissez-les dans une équipe : une discussion commune s'ouvre dans votre messagerie, sans que rien de vos mails ne soit partagé.
1 accès inclus par boite · Équipes comprises dans l'abonnement · Chaque geste inscrit dans votre journal
Les accès secondaires
Une personne, ses identifiants, vos règles.
Un accès secondaire n'est pas une boite : c'est une personne à qui votre boite ouvre une porte. Elle ne reçoit aucun courrier en propre, elle entre chez vous, avec ce que vous lui avez permis d'y faire.
Une invitation, jamais votre mot de passe
Vous invitez la personne par e-mail, à son adresse habituelle, chez Ecomail ou ailleurs (Gmail, une adresse d'entreprise…). Elle accepte, choisit son propre mot de passe, et se connecte avec. Le vôtre ne sort jamais de chez vous.
Application par application
Vous cochez ce que la personne peut ouvrir. Aujourd'hui le Webmail, l'Assistance et le Disque ; les autres applications sont listées comme pas encore ouvertes, et le seront une à une.
Lecture seule ou lecture et écriture
En lecture seule, la personne lit, cherche et consulte sans rien changer : ouvrir un message ne le marque même pas comme lu. En écriture, elle répond, classe, archive, dépose et modifie des fichiers.
Le Disque limité à un dossier
Vous pouvez n'ouvrir qu'un seul dossier du Disque, et ses sous-dossiers. Ce dossier tient lieu de racine : rien au-dessus n'existe pour la personne, ni dans sa recherche, ni dans sa corbeille.
Ce qu'un accès ne voit jamais
Ni votre abonnement, ni vos factures, ni vos réglages de sécurité, ni vos filtres, ni vos identités d'envoi. Un accès travaille dans vos applications, jamais sur votre compte.
Vous reprenez la clé quand vous voulez
Suspendre ferme la porte sans rien effacer, supprimer efface l'accès. Dans les deux cas, la personne est déconnectée sur-le-champ. Un changement de droits ferme aussi sa session : elle revient avec les nouveaux.
Dans le webmail
Une boite partagée qui ne ressemble plus à un embouteillage.
Quand plusieurs personnes travaillent dans la même boite, la question n'est plus « qui a le mot de passe ? » mais « qui s'occupe de quoi ? ». Le webmail répond aux deux.
Voir qui est là, et sur quoi
Les avatars des personnes connectées apparaissent sous l'adresse, une pastille signale la conversation que quelqu'un est en train de lire, et le fil affiche « Lise lit cette conversation » ou « Lise rédige une réponse ». Plus de double réponse au même message.
« Lise va gérer ça »
Assignez une conversation à quelqu'un, depuis le fil ou d'un simple survol dans la liste. La personne responsable s'affiche sur la ligne, et chacun voit d'un coup d'œil ce qui lui revient.
Un avatar et une couleur par personne
Donnez à chaque accès son image et sa couleur : elles teintent son avatar et la pastille des conversations qui lui sont assignées. Repérer « ce qui est à moi » devient une affaire de coup d'œil.
La discussion d'équipe
Un fil de discussion privé, rangé dans la colonne des dossiers avec son compteur de messages non lus : on s'y cite, on y joint un fichier, on y laisse un message vocal, sans quitter la messagerie. Il réunit votre boite et ses accès, ou toute une équipe de boites.
Un salon vocal, déjà monté
En tête de la discussion, un salon audio ouvert à l'équipe : on entre, on parle, on continue à traiter les mails en même temps. Rien à créer, rien à inviter, l'équipe est déjà là.
Des notes signées
Les notes internes posées sur une conversation portent le nom de qui les a écrites. On sait qui a déjà appelé le client, et qui attend la réponse.
La présence et la discussion d'équipe n'apparaissent que dans les boites qui ont au moins un accès actif. Seul, rien ne change pour vous.
Les équipes
Plusieurs boites, une discussion commune.
Dans un cabinet, une petite entreprise, une association, chacun a souvent sa propre boite et personne n'a besoin d'entrer dans celle du voisin. Il manque juste un endroit pour se parler. Une équipe réunit vos boites dans une discussion, à l'endroit où vous travaillez déjà : votre messagerie.
Les deux choses ne se confondent pas : l'accès secondaire fait entrer quelqu'un dans votre boite, l'équipe réunit plusieurs boites dans une discussion.
Chacun garde sa boite
Une équipe réunit les boites Ecomail de vos collègues, de vos salariés ou de vos bénévoles. Chacun garde la sienne, son mot de passe et ses mails : rien du courrier n'est mis en commun, seulement la conversation.
Une discussion dans votre messagerie
La rubrique « Équipe » s'ajoute dans la colonne de gauche du webmail, à côté de vos dossiers de mail, avec le nom de l'équipe en tête. Pas d'application de plus à installer, pas d'onglet de plus à surveiller.
Citations, fichiers et messages vocaux
Des messages en direct, un « @ » pour citer quelqu'un, des pièces jointes, des messages vocaux, et un salon vocal pour se parler de vive voix sans quitter ses mails.
Parler d'un mail avec l'équipe
Glissez un mail depuis votre liste sur la discussion : une fenêtre vous prévient qu'une copie sera lisible par tous, pièces jointes exclues, puis le mail apparaît dans le fil sous forme d'une carte qui s'ouvre d'un clic. Le mail lui-même ne quitte pas votre boite.
Personne sans son accord
Vous créez l'équipe depuis votre espace compte, vous lui donnez un nom et vous invitez les boites de vos collègues par leur adresse. Chacune accepte depuis son propre espace compte. Dès que deux membres ont accepté, la discussion s'ouvre pour tout le monde.
Un seul administrateur
Il invite, suspend, retire, renomme et dissout l'équipe, et peut léguer son rôle au membre de son choix. Une équipe compte jusqu'à cinquante boites, et une boite n'appartient qu'à une équipe à la fois.
Si l'une des boites de l'équipe a ouvert son webmail à un accès secondaire, cette personne fait partie de la discussion aussi. Et les équipes sont comprises dans votre abonnement, sans supplément.
Ce que la discussion ne fait pas, pour être clair : le salon est audio, la visioconférence reste une application à part ; les dossiers de mail ne se partagent pas entre membres ; le fil ne se cherche pas ; et rien ne vous prévient en dehors du webmail.
Le guide des équipes dans le centre d'aidePartenaire technique
Votre prestataire informatique gère pour vous, sans vos mots de passe.
Une société de services, un webmaster, le bénévole qui s'occupe de l'informatique de votre association : accordez-lui le droit « Partenaire technique » depuis votre compte. Il retrouve alors tous les comptes qui lui sont confiés dans un espace dédié, le vôtre parmi eux.
Ce qu'il peut faire
- Voir l'abonnement de chaque client, son échéance et les boites déjà utilisées.
- Changer le mot de passe d'une boite, par exemple quand le client l'a perdu.
- Retirer la double authentification d'une boite quand le téléphone ou la clé sont perdus.
- Créer une nouvelle boite dans l'abonnement du client, s'il reste une licence.
- Consulter la liste des sauvegardes de chaque boite.
- Ouvrir la boite du client, avec les droits que ce client lui a accordés.
Ce qu'il ne peut pas faire
- Lire un mot de passe existant : il peut le remplacer, jamais le relire.
- Renouveler ou payer un abonnement : l'argent reste entre le client et nous.
- Supprimer une boite, un nom de domaine ou le compte.
- Voir les factures, les moyens de paiement ou les informations personnelles.
- Entrer dans la boite si le client ne lui a ouvert aucune application.
Chacun de ses gestes est inscrit dans le journal de votre compte, à son nom, avec la date. Vous voyez qui a fait quoi, et vous retirez le droit d'un clic.
Sécurité
Déléguer ne doit pas ouvrir une brèche.
Confier sa boite à quelqu'un, c'est lui remettre une clé. Nous avons donc fait en sorte que cette clé soit la sienne, qu'elle puisse être protégée comme la vôtre, et que chaque tour de clé laisse une trace.
Le mot de passe d'une personne extérieure fait au moins vingt caractères, et elle peut activer elle-même sa double authentification, par application de codes ou par clé d'accès. Vous ne pouvez pas le faire à sa place, mais vous voyez sur sa fiche si c'est fait.
Nos protections en détailChacun son mot de passe
Le vôtre n'est jamais transmis, jamais lisible par personne. Une personne qui a une adresse Ecomail se connecte avec le mot de passe de sa propre boite, protégé par la double authentification de celle-ci.
Double authentification des accès
Une personne dont l'adresse est hébergée ailleurs active son application d'authentification ou sa clé d'accès depuis sa page « Mon accès ». Une pastille vous signale les accès qui n'en ont pas encore.
Tout passe au journal
Accès créé, droits modifiés, accès suspendu ou supprimé, mot de passe renouvelé, geste d'un partenaire technique : chaque évènement est inscrit dans le journal de votre compte, daté et attribué.
Le refus vient du serveur
Les droits ne sont pas seulement cachés dans l'interface : chaque appel est vérifié côté serveur. Une action non accordée est refusée, même par un chemin détourné.
Combien ça coute
Un accès est déjà compris dans votre abonnement.
Comme le reste chez nous : un prix par an, écrit noir sur blanc, sans palier caché.
Inclus par boite
2 accès par boite avec l'abonnement professionnel (36 € par an).
Par accès supplémentaire et par an
Ou 10 € TTC par an pour un pack de 3 accès supplémentaires.
Le droit Partenaire technique
Hors quota tant qu'il est seul sur l'accès : un partenaire à qui vous ouvrez aussi une application prend une place, comme n'importe qui.
Les équipes de boites
La discussion d'équipe et son salon vocal sont compris dans l'abonnement, sans supplément.
Les accès supplémentaires s'achètent depuis votre espace compte et suivent l'échéance de votre abonnement : en cours d'année, vous ne payez que les jours restants. Ils forment une réserve du compte, utilisable sur la boite de votre choix.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur le travail à plusieurs.
Une question avant d'ouvrir votre boite à quelqu'un ? Notre équipe répond par mail, en français.
Contacter notre assistancePuis-je donner accès à ma boite sans donner mon mot de passe ?
Oui, c'est exactement le principe. Vous invitez la personne par e-mail à son adresse habituelle ; elle accepte et se connecte ensuite avec ses propres identifiants. Si son adresse est une boite Ecomail, c'est le mot de passe de sa boite qui la connecte. Si elle est hébergée ailleurs, elle choisit elle-même un mot de passe d'au moins vingt caractères, que vous ne connaissez pas. Le vôtre reste le vôtre, et vous pouvez couper l'accès à tout moment.
Mon informaticien peut-il gérer mon compte ?
Oui, avec le droit « Partenaire technique » que vous lui accordez depuis votre compte. Il voit alors votre abonnement et son échéance, change le mot de passe de vos boites, retire votre double authentification si vous avez perdu votre téléphone, crée une boite s'il vous reste une licence et consulte vos sauvegardes.
Il ne peut ni payer, ni renouveler, ni supprimer quoi que ce soit, ni voir vos factures. Et chacun de ses gestes est inscrit dans le journal de votre compte, à son nom.
La personne peut-elle voir mes factures ou mon abonnement ?
Non. Un accès secondaire travaille dans vos applications, jamais sur votre compte : ni abonnement, ni factures, ni moyens de paiement, ni réglages de sécurité, ni filtres, ni identités d'envoi. Dans l'espace compte, il ne voit qu'une page, la sienne, où il gère son mot de passe et sa double authentification. Seul le droit « Partenaire technique », que vous accordez séparément, ouvre la gestion de votre compte.
Sur quelles applications un accès fonctionne-t-il ?
Le Webmail, l'Assistance et le Disque à ce jour, chacun en lecture seule ou en lecture et écriture. Les autres applications (calendrier, contacts, tâches, notes) apparaissent dans la liste avec la mention « pas encore ouverte » : nous les ouvrons une à une, proprement. Sur l'Assistance, la personne ne voit que les demandes qu'elle a elle-même déposées, jamais les vôtres.
Un accès fonctionne-t-il sur mobile ou dans Outlook ?
Non. Les accès secondaires passent uniquement par les applications web, dans un navigateur : ni application mobile, ni logiciel IMAP. C'est ce qui nous permet de contrôler précisément ce qu'une personne voit et fait dans votre boite. Vous, titulaire, gardez évidemment vos applications mobiles et votre logiciel de messagerie.
Quelle différence entre un accès secondaire et une équipe ?
Un accès secondaire fait entrer quelqu'un dans votre boite, avec les droits que vous lui donnez. Une équipe ne fait entrer personne nulle part : elle réunit plusieurs boites Ecomail, chacune gardant ses mails et son mot de passe, dans une discussion commune ouverte dans la messagerie.
L'un se choisit quand une personne doit traiter votre courrier à votre place, l'autre quand chacun a déjà sa boite et qu'il manque un endroit pour se parler. Les deux fonctionnent ensemble : si une boite de l'équipe a ouvert son webmail à un accès secondaire, cette personne fait partie de la discussion.
Mes collègues verront-ils mes mails si nous sommes dans la même équipe ?
Non. Une équipe ne partage aucun courrier : ni votre boite de réception, ni vos dossiers, ni vos pièces jointes. Seule la discussion est commune.
Un mail n'y arrive que si vous l'y mettez vous-même, en le glissant sur la discussion. Une fenêtre vous prévient alors qu'une copie du mail sera lisible par toute l'équipe ; les pièces jointes ne sont pas copiées, et le mail d'origine reste dans votre boite. Voir le guide de la discussion.
Puis-je retirer un accès du jour au lendemain ?
Immédiatement, même. Suspendre ferme la porte sans rien effacer et déconnecte la personne sur-le-champ ; supprimer efface l'accès pour de bon. Dans les deux cas, rien ne bouge dans votre boite ni dans votre Disque : les messages classés ou envoyés et les fichiers déposés restent en place.
Chacun sa boite, chacun sa clé, une seule conversation.
Un accès secondaire par boite et les équipes sont compris dans l'abonnement Ecomail, comme le reste : le webmail, le disque, l'agenda et toutes nos autres applications, hébergés en France.