Politique de confidentialité

1. Introduction

Ecomail est engagé dans une démarche de conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016. Avec ce nouveau règlement, nous renforçons notre politique de protection de données personnelles afin que les données de nos utilisateurs soient collectés et utilisées de manière transparente, confidentielle et sécurisées.

L’acceptation des présentes conditions générales (Voir les CGV) suppose de la part des internautes qu’ils jouissent de la capacité juridique nécessaire pour cela, ou à défaut qu’ils en aient l’autorisation d’un tuteur ou d’un curateur s’ils sont incapables, de leur représentant légal s’ils sont mineurs, ou encore qu’ils soient titulaires d’un mandat s’ils agissent pour le compte d’une personne morale.

2. Politique de protection des données personnelles à partir du 25 mai 2018

Notre Politique de protection des données personnelles décrit la manière dont www.ecomail.fr traite les données à caractère personnel des visiteurs et des utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») lors de leur navigation sur notre site www.ecomail.fr (ci-après le « Site »). La Politique de protection des données personnelles fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Site.

www.ecomail.fr accorde en permanence une attention aux données de nos Utilisateurs. Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour la Politique de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible sur notre Site. Si des modifications majeures sont apportées, nous vous informerons par email ou par nos services pour vous permettre d’examiner ces modifications avant qu’elles ne prennent effet. Si vous continuez à utiliser nos Services après la publication ou l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées à la Politique de protection des données personnelles, cela signifie que vous acceptez les mises à jour.

3. Quelles données personnelles sont collectées et pour quelles finalités ?

Lorsque vous utilisez notre plateforme et/ou lors de votre inscription, nous collectons et traitons des données à caractère personnel vous concernant telles que : votre nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays, email, adresse IP, adresse email, téléphone.

Votre email est collectée afin de pouvoir vous envoyer des emails de livraison de service.

Votre nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays et informations sur votre entreprises sont collectés dans le cadre de la facturation des services que nous proposons. Ceci nous permet de vous éditer des factures conformes à la réglementation en vigueur.

Votre numéro de téléphone est collecté afin que vous soyez joignable par le support technique ainsi que le service gérant les « abuses » en cas par exemple de piratage de votre boite email. Le support technique peut être amené à vous appeler afin de faciliter la résolution d’un problème rencontré sur notre infrastructure d’hébergement.

Votre adresse IP est collectée afin de nous conformer à la législation en vigueur en France. En cas de réquisition judiciaire, nous devons être en mesure de la transmettre aux autorités Française en faisant la demande.

4. Vos données sont-elles partagées avec des tiers ?

Les données personnelles vous concernant collectées sur notre plateforme sont destinées pour la propre utilisation par ECOMAIL et peuvent être transmises aux sociétés sous-traitantes auxquelles ECOMAIL peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. Elles peuvent également être transmises afin de répondre à toute réquisition judiciaire, de citation à comparaitre ou de toute autre exigence gouvernementale ou judiciaire similaire ou pour établir ou défendre une demande légale.

ECOMAIL ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing, en aucun cas.

Si ECOMAIL ou tout ou partie de ses actifs sont rachetés par un tiers, les données en notre possession seront, le cas échéant, transférées au nouveau propriétaire.

Vos données sont hébergées et conservées dans l’Union européenne. Une exception subsiste aujourd’hui : une partie du routage des mails sortants passe encore par MAILCHANNELS, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Nous réduisons progressivement ce recours au profit de notre propre infrastructure.

Les sous-traitants concernés par le partage de données sont :

ILLIAD : nos serveurs d’hébergement et les sauvegardes de nos infrastructures se font sur des machines présentes dans les datacenter ILLIAD. Les données techniques (emails) sont ainsi sauvegardées sur des machines de la société SCALEWAY appartenant au groupe ILLIAD. L’équipe Ecomail est la seule à avoir accès à ces sauvegardes qui sont cryptées sur disque.

ECL DIRECT SAS (Groupe AMARRIS direct) : Vos données personnelles peuvent être transmises à la société ECL DIRECT dans le cadre de la comptabilité et de l’établissement de nos obligations comptables. Les factures contenant vos informations personnelles sont transmises directement au service comptable de ECL DIRECT.

MAILCHANNELS : nous utilisons encore, pour une partie du trafic, les services de MAILCHANNELS pour le routage des emails sortants et le blocage des spams sortants. Le contenu des mails n’est ni conservé ni stocké ; les messages sont analysés le temps de détecter d’éventuels spams. Les serveurs de routage sortant sont situés aux États-Unis. Nous basculons progressivement ce routage sur notre propre infrastructure.

AMAZON SES : une partie de nos envois, notamment les campagnes de lettres d’information, est acheminée par le service Amazon SES, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Le contenu des messages transite pour les besoins de l’envoi et n’est utilisé à aucune autre fin. Là aussi, nous internalisons progressivement ces envois.

STRIPE : les paiements de votre abonnement sont traités par Stripe. Vos coordonnées bancaires ne transitent pas par nos serveurs et ne sont jamais conservées par ECOMAIL ; Stripe reçoit les informations nécessaires au paiement (adresse e-mail, montant, moyen de paiement).

QONTO : nos factures sont émises et transmises par l’intermédiaire de Qonto, y compris pour la facturation électronique. Les informations de facturation vous concernant (identité, adresse, montant) y sont traitées.

QWANT : les recherches effectuées dans Ecomail Recherche s’appuient sur l’index du moteur français Qwant, auquel nous accédons par son API Staan. Vos requêtes lui sont transmises par l’intermédiaire de nos serveurs, sans identifiant de compte ni adresse IP de votre appareil : elles ne peuvent pas vous être rattachées.

MISTRAL AI : certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle (résumé, correction, traduction, aide à la rédaction) s’appuient sur les modèles de Mistral AI, société française, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Le contenu transmis sert uniquement à produire la réponse demandée.

5. Comment sont protégées vos données personnelles ?

ECOMAIL applique les mesures de sécurité technologiques et organisationnelles généralement reconnues afin que les données à caractère personnel recueillies ne soient, ni perdues, ni détournées, ni consultées, ni modifiées ni divulguées par des tiers non autorisés sauf si la communication de ces données est imposée par la réglementation en vigueur, notamment à la requête d’une autorité judiciaire, de police, de gendarmerie ou de toute autre autorité habilitée par la loi.

La sécurité des données personnelles dépend également des Utilisateurs. Les Utilisateurs s’engagent à conserver la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe et s’engagent également à ne pas partager leur compte et à déclarer à ECOMAIL toute utilisation non autorisée dudit compte dès lors qu’ils en ont connaissance.

Les données stockées en base de données (nom, prénom, adresse… etc) sont chiffrées afin de les rendre illisibles par toute personne ou entité ne disposant pas de la clé de déchiffrage.

6. Pourquoi utilisons-nous des cookies ?

Définition de « cookie » et son utilisation. Un « cookie » est un fichier texte déposé sur votre ordinateur lors de la visite de notre plateforme. Dans votre ordinateur, les cookies sont gérés par votre navigateur internet.

Nous utilisons uniquement des cookies dits « analytiques » : ces cookies nous permettent de mesurer notre audience telles que le nombre de pages vue, le nombre de visites, l’activités des utilisateurs sur notre site. Ces cookies sont anonymes.

Lors de la connexion au service, vous avez la possibilité de mémoriser votre identifiant et mot de passe. Dans le cas où vous cochez cette case, un cookie est créé pour automatiser votre prochaine connexion.

7. Quelle est la durée de conservation des données ?

Nous conservons les données vous concernant de la création de votre compte client à votre demande de suppression de compte. Dans le cas où vous ne renouvelez pas votre abonnement, 3 mois après la suspension vos données sont supprimées de nos serveurs de productions. Elles restent encore présentes pendant 1 an dans nos archives de sauvegarde.

8. Quels sont vos droits ?

Conformément à la réglementation en vigueur les Utilisateurs de notre plateforme disposent des droits suivants :

- droit d’accès et de rectification ;
- de mise à jour, de complétude des données Utilisateurs ;
- droit de verrouillage ou de suppression des données des Utilisateurs à caractère personnel, lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
- droit de retirer à tout moment un consentement ;
- droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs ;
- droit d’opposition aux traitement des données personnelles ;
- droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou un contrat.

Si vous souhaitez savoir comment ECOMAIL utilise ces données personnelles, demander à les rectifier ou s’opposer à un traitement vous pouvez envoyer un email à l’adresse sav@vie.eco ou adresser un courrier à l’adresse suivante : VIE.ECO, Protection des données, 7 rue Barillot veuve Coupelon, 63000 Clermont-Ferrand

Vos requêtes seront traitées sous 30 jours. En complément de votre demande, nous vous demanderons de joindre une photocopie d’un justificatif d’identité afin que ECOMAIL puisse vérifier votre identité.

9. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des réclamations ou si vous souhaitez faire part à ECOMAIL de recommandations ou des commentaires visant à améliorer notre Politique de protection des données personnelles vous pouvez envoyer un email à l’adresse sav@vie.eco.