À plusieurs sur la même boîte mail : la fin du mot de passe qu'on se passe

Il y a une situation qu'on retrouve dans presque toutes les associations et les petites structures qu'on héberge. Une adresse commune, contact@ ou bonjour@, que deux ou trois personnes relèvent. Un seul mot de passe, transmis un jour par message, recopié dans un carnet, parfois collé sur un post-it. Et personne pour dire, trois semaines plus tard, qui a répondu au monsieur qui redemande sa facture.

Ce n'est la faute de personne. C'est simplement ainsi qu'a été pensé le courrier électronique : une boîte, un mot de passe. Tout ce qui ressemble à du travail à plusieurs se bricole par-dessus.

Ce que coûte le mot de passe partagé

Le désagrément le plus visible, c'est le doublon. Deux personnes répondent au même message, chacune ignorant l'autre. Ou l'inverse, plus embarrassant : chacune pense que l'autre s'en est chargée, et le message reste sans réponse.

Le deuxième est plus sérieux. Un mot de passe partagé ne se retire pas. Quand une bénévole s'en va, quand un stagiaire termine, il faut le changer, puis le transmettre de nouveau à tous ceux qui restent. Alors on remet à plus tard, et l'ancienne équipe garde les clés.

Le troisième ne se voit jamais, jusqu'au jour où on en a besoin : il n'existe aucune trace de qui a fait quoi. Ni pour vous, ni pour nous. Une boîte partagée par mot de passe est, techniquement, une seule personne.

Nous ouvrons aujourd'hui deux fonctionnalités qui prennent le problème par ses deux bouts : les accès secondaires, pour faire entrer quelqu'un dans votre boîte sans lui donner votre mot de passe, et les équipes de boîtes, pour relier des collègues qui ont chacun la leur.

L'accès secondaire : une personne, des droits, votre boîte

Un accès secondaire, c'est quelqu'un à qui votre boîte ouvre la porte. Cette personne se connecte avec ses propres identifiants, jamais les vôtres, et n'accède qu'à ce que vous lui avez permis.

Une précision qui évite bien des malentendus : un accès secondaire n'est pas une boîte mail. Il n'a pas d'adresse Ecomail à lui, il ne reçoit ni ne stocke aucun message en propre. Il entre chez vous, avec ce que vous l'avez autorisé à y faire. C'est d'ailleurs pour cela qu'il coûte bien moins cher qu'une boîte.

Ce que vous accordez, application par application

Vous choisissez les applications, et pour chacune le niveau : lecture, ou lecture et écriture. Deux niveaux, pas douze, parce qu'au-delà plus personne ne sait ce qu'il a donné.

Aujourd'hui, trois droits sont effectivement ouverts : le webmail, le Disque, et l'assistance (la personne peut nous écrire pour la boîte, et ne voit que ses propres demandes, jamais les vôtres). Le calendrier, les contacts, les tâches et les notes suivront. Ils apparaissent déjà dans la liste, avec la mention « accordé, mais pas encore ouvert » : accorder un droit qui n'ouvre rien sans le dire serait une promesse en l'air.

Sur le Disque, vous pouvez aller plus loin et n'ouvrir qu'un seul dossier. La personne voit ce dossier et ce qu'il contient, et rien d'autre : pour elle, c'est la racine de son disque. Pratique pour une comptable à qui l'on ouvre « Comptabilité 2026 » et pas le reste.

La personne doit accepter, et choisit son propre mot de passe

Vous ne créez pas un compte à la place de quelqu'un : vous l'invitez. Elle reçoit un message, et tant qu'elle n'a pas accepté, rien n'est ouvert. C'est une question de respect autant que de sécurité : personne ne doit se retrouver responsable d'une boîte sans l'avoir voulu.

Deux cas, selon l'adresse que vous indiquez.

• C'est une adresse Ecomail : la personne entre avec le mot de passe de sa propre boîte. Il n'y a rien à lui transmettre, rien de nouveau à retenir.
• C'est une adresse hébergée ailleurs, chez un fournisseur classique ou sur un domaine associatif : elle choisit elle-même son mot de passe à l'acceptation, vingt caractères au minimum, avec un générateur proposé sur la page. Vous ne le connaissez pas, et nous non plus. Elle peut y ajouter une double authentification, et dispose de son propre « mot de passe oublié ».

Si la même personne a des accès sur plusieurs de vos boîtes, un seul mot de passe lui suffit : à la connexion, on lui demande simplement sur quelle boîte elle veut entrer.

Reprendre une clé se fait en un clic

C'est tout l'intérêt de la chose. Un accès se suspend sans se supprimer : la personne partie en congé garde ses droits, elle ne peut simplement plus entrer. Il se supprime définitivement d'un autre clic. Dans les deux cas, votre mot de passe ne change pas et les autres ne sont pas dérangés.

Et tout est écrit : accès créé, modifié, suspendu, supprimé, mot de passe remis. Vous retrouvez ces gestes dans le journal de votre compte, à la date où ils ont eu lieu.

Les réglages de la boîte, sauf vos clés

Un accès en lecture et écriture ne fait pas que lire des messages : il tient la boîte, comme le ferait une assistante. Il peut donc ouvrir les paramètres et s'occuper des préférences, de la réponse automatique, des identités, des modèles, des alias, des dossiers, de l'antispam et des filtres.

Ce que vous gardez pour vous, ce sont vos clés, pas vos réglages : le mot de passe de la boîte, votre double authentification, et la page qui distribue les accès eux-mêmes ne s'ouvrent jamais à un accès secondaire.

Savoir qui fait quoi, sans se téléphoner

Ouvrir la porte ne suffisait pas. Trois choses ont été ajoutées dans le webmail pour que le travail à plusieurs se voie.

La présence, d'abord. Quand quelqu'un lit une conversation, une pastille le dit, en haut du volet de lecture. Vous saurez que Marie est en train d'ouvrir le message auquel vous alliez répondre.

L'assignation, ensuite. Un bouton « Assigner », dans la conversation ou directement au survol d'une ligne de la liste, permet de désigner qui s'en occupe. Une pastille apparaît alors dans la liste, chez tout le monde, quinze secondes plus tard au plus : « Marie va gérer ça ». C'est la réponse la plus directe au problème du doublon.

Une couleur par personne, enfin. Vous en attribuez une à chaque accès, parmi huit. Elle habille son avatar et ses pastilles d'assignation : d'un coup d'œil sur la liste, vous voyez ce qui vous revient.

La discussion d'équipe, et le salon vocal

Dans la barre latérale du webmail, sous les dossiers, une rubrique « Équipe » est apparue. Elle contient une discussion en direct entre toutes les personnes qui partagent la boîte, avec son compteur de messages non lus, exactement comme un dossier de courrier.

On y écrit, on cite quelqu'un avec un « @ », on joint un fichier, on enregistre un message vocal. Et en tête du fil, un salon vocal : un clic et vous vous parlez, sans rien installer, sans lien à envoyer, sans rendez-vous à créer. Il n'y a personne à inviter, l'équipe est déjà là.

Le geste dont nous sommes le plus contents est aussi le plus simple : glissez un message dans la discussion. Une fenêtre vous prévient qu'une copie en sera lisible par toute l'équipe, vous ajoutez un commentaire (« qu'en pensez-vous ? »), et le message devient un titre cliquable dans le fil. Fini les captures d'écran envoyées par un autre canal pour demander un avis.

Et si chacun a déjà sa boîte ? L'équipe de boîtes

Tout ce qui précède suppose une boîte partagée. Or dans beaucoup de structures, chacun a la sienne : marie@, paul@, tresorerie@. Personne ne délègue rien à personne, et la discussion d'équipe ne s'afficherait jamais.

D'où la seconde nouveauté. Vous créez une équipe, vous lui donnez un nom, et vous invitez vos collègues par leur adresse Ecomail. Chacun accepte depuis son espace compte. Dès que deux membres ont accepté, la discussion et le salon vocal s'ouvrent pour tout le monde, et réunissent aussi les accès secondaires de chacune des boîtes de l'équipe.

Quelques règles, posées simplement :

• On n'entre dans une équipe qu'en acceptant. Tant qu'une invitation est en attente, l'invité ne voit que le nom de l'équipe et qui l'invite, pas la liste des membres.
• L'administrateur, celui qui a créé l'équipe, est le seul à inviter. Il peut renommer l'équipe, suspendre ou retirer un membre, la dissoudre, et léguer son rôle au membre actif de son choix.
• Chacun peut partir quand il veut. Une équipe compte au plus cinquante boîtes.

Deux choses restent volontairement en dehors de l'équipe de boîtes : la présence et l'assignation. Désigner qui s'occupe d'un message n'a de sens qu'à l'intérieur d'une même boîte, et personne n'a à savoir ce que lit un collègue dans la sienne. L'équipe sert à se parler, pas à se surveiller.

Le cas du prestataire : le partenaire technique

Un dernier droit, à part des autres. Si quelqu'un s'occupe de la technique pour vous, un prestataire ou un bénévole débrouillard, vous pouvez lui accorder le droit « Partenaire technique ».

Ce n'est pas une application : il n'entre nulle part dans vos messages avec ce seul droit. Il obtient un espace où il retrouve les comptes qu'il gère, avec pour chacun l'état de l'abonnement et son échéance, le mot de passe de la boîte, la double authentification, la création d'une boîte s'il reste une licence, et les sauvegardes. De quoi vous dépanner sans vous appeler, et sans lire votre courrier.

Ce droit est gratuit et hors quota tant qu'il est seul sur l'accès. Si vous ouvrez en plus une application à votre partenaire, il redevient un accès comme les autres.

Combien ça coûte

Nous voulions un tarif qui reflète ce qu'est réellement un accès secondaire : quelque chose de bien plus léger qu'une boîte, puisqu'il n'y a ni adresse, ni stockage, ni courrier à conserver.

• Un accès est inclus avec chaque boîte, deux avec l'abonnement professionnel.
• Les suivants sont à 4 € TTC par an, ou 10 € TTC par an les trois.
• Les accès achetés forment une réserve du compte : vous les répartissez sur les boîtes que vous voulez, sans rien racheter.
• Ils suivent l'échéance de votre abonnement. Pas de seconde date, pas de second prélèvement.
• Le droit Partenaire technique ne compte pas dans le quota.

Les équipes de boîtes, elles, ne coûtent rien du tout : chacun a déjà sa boîte.

Où trouver tout cela

Dans votre espace compte, deux pages sont apparues dans la colonne de gauche : « Accès secondaires », pour inviter quelqu'un dans votre boîte et régler ses droits, et « Équipe », pour créer une équipe ou répondre à une invitation.

Dans le webmail, la rubrique « Équipe » de la barre latérale vous présente les deux, même si vous n'utilisez ni l'une ni l'autre pour l'instant. L'étiquette « Nouveau » se ferme d'une croix si elle vous agace.

Et si vous préférez lire avant d'essayer, six guides détaillent chaque étape sur assistance.ecomail.earth : donner accès à sa boîte, se connecter avec un accès secondaire, voir qui lit une conversation, assigner un message, utiliser la discussion et le salon vocal, confier la gestion technique à un partenaire.

Pour finir

Une messagerie, ce n'est pas seulement une boîte qui reçoit. Dans une association, c'est souvent le seul endroit où passe la totalité de la vie de la structure, et le seul que plusieurs personnes doivent pouvoir tenir ensemble. Il était temps qu'on puisse le faire sans se repasser un mot de passe.

Ecomail est à 12 € par an, avec 30 jours d'essai, et comprend le webmail, le Disque, le calendrier et le reste de la maison. Comme toujours, entre 15 et 30 % de nos recettes partent chaque année à des associations qui agissent pour l'environnement.