C'est une des scènes les plus banales de la vie de bureau. Vous joignez une vidéo, un dossier de plans ou une trentaine de photos à un message, vous cliquez sur envoyer, et quelques secondes plus tard un e-mail automatique en anglais vous annonce que le message n'a pas pu être remis. Le fichier faisait 20 Mo. La limite affichée était de 25 Mo. Où est le piège ?

Il n'y en a pas, mais il y a une mécanique que personne ne vous a jamais expliquée. La voici, puis les solutions.

Un e-mail ne sait transporter que du texte

Le protocole qui achemine le courrier électronique date des années 1980. Il a été conçu pour transporter des caractères, rien d'autre. Une image, un PDF ou une vidéo, ce sont des données binaires, que ce protocole ne sait pas manipuler telles quelles.

La solution trouvée à l'époque, et toujours utilisée aujourd'hui, consiste à traduire le fichier binaire en une longue suite de caractères ordinaires. Cet encodage, appelé base64, prend trois octets du fichier d'origine et les réécrit avec quatre caractères. Faites le calcul : le fichier grossit d'environ 33 % pendant le voyage.

Votre document de 20 Mo pèse donc à peu près 27 Mo une fois encodé dans le message, auxquels s'ajoutent les en-têtes et le corps du texte. Il dépasse les 25 Mo, et il est refusé. Rien n'est cassé : c'est le fonctionnement normal.

La règle pratique à retenir : pour une limite annoncée à 25 Mo, ne dépassez pas 18 à 20 Mo de fichiers réels. Pour une limite à 10 Mo, restez sous les 7 Mo.

Ce n'est pas votre limite qui compte, c'est celle d'en face

Deuxième surprise, et deuxième source d'incompréhension. Un e-mail traverse au minimum deux serveurs : celui qui l'envoie et celui qui le reçoit. Souvent davantage, quand une adresse est redirigée ou qu'un filtre s'intercale. Chacun applique ses propres limites, et le message ne passe que si tous sont d'accord.

Vous pouvez donc parfaitement réussir à envoyer un fichier de 20 Mo à un collègue et voir le même message rejeté par le serveur d'un client dont l'entreprise plafonne à 10 Mo. Ce n'est pas votre fournisseur qui vous embête, c'est celui de votre destinataire, et vous n'avez aucun moyen de connaître sa limite à l'avance.

Un cas tordu mérite d'être connu : si votre destinataire a mis en place une redirection automatique vers une autre adresse, le message doit passer les deux limites successives. Le vôtre part, arrive, puis disparaît silencieusement dans la redirection. C'est une des causes les plus agaçantes de messages « jamais reçus ».

Les solutions, de la meilleure à la plus bricolée

Envoyer un lien plutôt qu'un fichier

C'est de loin la meilleure méthode, et elle règle tous les problèmes ci-dessus d'un coup. Vous déposez votre fichier dans un espace de stockage en ligne, vous générez un lien de partage, et vous collez ce lien dans votre message. Le message pèse alors quelques kilo-octets.

Les avantages sont réels : plus de limite de taille, la possibilité de corriger le fichier après l'envoi sans renvoyer de message, et surtout la possibilité de retirer l'accès si vous vous êtes trompé de destinataire, ce qui est impossible avec une pièce jointe partie dans la nature.

Quand le fichier contient des données un peu sensibles, un devis, un dossier de candidature, des documents personnels, privilégiez un lien avec une date d'expiration et, si l'outil le permet, un mot de passe transmis par un autre canal, un message ou un appel. Un lien de partage sans expiration reste actif des années, et finit par circuler dans des boîtes que vous n'aviez pas prévues.

Alléger le fichier avant de l'envoyer

Souvent, un fichier lourd est simplement un fichier mal préparé. Une photo sortie d'un appareil récent pèse plusieurs mégaoctets et ne sera jamais affichée à sa taille réelle par le destinataire. Un PDF fabriqué depuis un scanner peut être divisé par cinq sans perte visible en le réenregistrant en qualité écran. Une présentation gonfle vite parce qu'elle embarque des images en pleine résolution.

Compresser en zip aide surtout pour les documents texte et les tableurs. Sur des photos, des vidéos ou des PDF déjà compressés, le gain est proche de zéro, parce que ces formats sont eux-mêmes déjà compressés. Le zip garde tout de même un intérêt : il regroupe trente fichiers en un seul, ce qui évite les envois interminables.

Découper l'envoi

Envoyer trois messages avec cinq photos chacun fonctionne, et reste parfois la solution la plus simple quand le destinataire n'est pas à l'aise avec les liens de partage. Évitez en revanche les archives découpées en plusieurs morceaux à recoller : c'est une bonne façon de perdre une heure au téléphone à expliquer comment les rassembler.

Les services d'envoi de fichiers volumineux

Ils dépannent bien, mais méritent un coup d'œil avant usage : vérifiez où le fichier est stocké, combien de temps il est conservé, et ce que le service fait des adresses e-mail que vous lui confiez. Pour un document professionnel, déposer un fichier client sur un service gratuit dont on ne sait rien n'est pas anodin.

Comment on gère ça chez Ecomail

Le disque fait partie de l'offre Ecomail, au même titre que la messagerie, l'agenda et les contacts. Vous y déposez le fichier, vous créez un lien de partage, et vous l'envoyez comme n'importe quel autre lien. Vos données restent hébergées en France, sur nos serveurs, et vous gardez la main sur qui accède à quoi et jusqu'à quand.

Pour les documents que vous devez conserver sans y toucher, les archives comptables, les vieux projets, les sauvegardes, l'archivage à froid permet de les mettre de côté sans encombrer votre espace de travail quotidien.

L'ensemble de ces outils est compris dans l'abonnement Ecomail, à 12 € par an, avec un support humain qui répond en français quand un envoi coince. Il n'y a pas d'option à ajouter pour partager un fichier par lien.

En résumé

Une pièce jointe grossit d'environ un tiers pendant le transport, et c'est toujours le serveur le plus strict de la chaîne qui décide. Sous 5 Mo, envoyez sans réfléchir. Entre 5 et 20 Mo, ça passe le plus souvent, mais pas partout. Au-delà, le lien de partage n'est pas un pis-aller, c'est simplement la bonne façon de faire.

Et si vous devez retenir une seule habitude : quand le fichier compte vraiment, envoyez un lien et demandez à votre destinataire de vous confirmer qu'il l'a bien ouvert. Deux secondes de vérification valent mieux qu'un contrat perdu dans un filtre anti-spam.